Quand on est graphiste, il a toujours un moment où on est débordés, si vous ne l’êtes pas je vous le souhaite, mais en général notre activité est généralement une activité dense, dans laquelle on traite un nombre d’informations énorme, dans une journée on est énormément sollicités, il faut penser couleurs il faut penser devis, timing, gestion de projet, relation client, il faut penser web il faut penser print, pois de fichier, format de fichier… et au final dans toutes ses actions on à jamais vraiment le cerveau libre.
Le problème c’est pas toujours qu’on a trop de travail, un des problèmes majeurs est dans l’organisation des fichiers informatiques…
Non ce n’est pas possible que « tout » soit rangé à chaque heure de la journée, et pourtant c’est tellement important. On a besoin de concentration et surtout d’aller vite pour voir visuellement si ce qu’on fait marche. Et pendant ce process on à tendance à éviter toute la partie gestion/rangement, les 5 secondes que ca va nous prendre pour créer le dossier images, les 5 secondes de plus pour créer le dossier exports clients, les 5 secondes pour bien numéroter les différents tests, les 5 secondes de plus pour ranger le dernier pdf qui est dans le dossier téléchargement de ton ordinateur dans lequel il y a déjà au moins 150 éléments en vrac desquels tu t’es déjà servi, et difficile de le vider, ont sait jamais… C’est comme toi quand tu as cuisiné toute la matinée et que les casseroles s’entassent dans l’évier… il va falloir le faire mais on verra plus tard…Tu sais bien que tout ce bazar, c’est comme un puzzle pas terminé, c’est comme un tâche de fond qui tourne sans cesse et qui te donne la nausée à chaque fois que tu repense à ce dossier…
Le tout se passe à 90% sur notre ordinateur et on en a souvent un peu partout… Ne me dis pas non je sais « au combien » le bureau de ton ordinateur est plein, je sais que dans tes dossier en cours tout est en vrac et que tu te dis, je verrai à la fin…
Bon ok si je te parles de ca c’est que forcément je suis passé par là et j’ai deux conseils à te donner que tu pourra appliquer dès maintenant pour réduire considérablement ces problèmes.
Il à Il ya quelques années j’avais un rendez-vous téléphonique pour faire un point avec client et pendant de rendez-vous téléphonique il me demande une modification sur la dernière maquette sur laquelle on était entrain de travailler et je lui propose de le faire un direct et de lui envoyer par mail pour qu’en en discute en direct pour valider sa demande. Et je me met à chercher le dernier fichier en direct au téléphone, nous avions énormément échangé auparavant, il y avait des choses validées d’autres non, et du coup mon dossier client était un peu en vrac et il a fallu que j’arrives à tenir mon client au téléphone en m’excusant toutes les 10 secondes car je ne retrouvait pas ce fichier… Et je me suis tellement senti honteux et désemparé à ce moment là que j’essayai de lui expliquer que j’avais un soucis technique et qu’il fallait que je le rappelles. J’osais absolument pas lui dire que je ne retrouvait pas le fichier dont on parlai je voulais pas perdre de crédit face à ce client. Depuis ce jour là je me suis donné une ligne de conduite dans structure de mes dossiers.
Premier conseil je me suis imposé, ce qu’on appelles une nomenclature, une règle dans l’organisation de mes dossiers client. Mon dossier client type actuellement il ressemble à ca (à l’écran). J’en ai d’autres pour le web, pour le print etc… Je te propose vivement de suivre ce genre de structure de dossier pour ne jamais être perdu. Après si tu fonctionne différemment, pourquoi pas, mais l’important que tu garde TOUJOURS la même structure. l’important c’est de la figer et toujours la réutiliser, ca va te permettre d’avoir des repères, et meme si jamais tu n’est pas face à ton ordinateur tu pourrait être capable d’expliquer à quelqu’un qui ne connait pas le dossier où il peut y trouver tel ou tel élément. Alors ce que tu vas faire, c’est aller dans tes fichiers sur ton ordinateur et ouvrir les dossiers des 5 clients avec qui ca s’est le mieux passé, et surtout les dossiers qui te paraissent le mieux organisés. et tu va te créer ta propre nomenclature, tu le fait comme tu veux, soit avec un dossier type dans ton ordinateur soit un petit schéma facilement accessible, mais le but c’est que tu le retienne que tu t’en serve à chaque fois. Tu vas voir au départ c’est pas simple car si tu n’as pas l’habitude de travailler de cette manière et tu va peut être, être un peu déboussolé. Le premier projet tu va le faire, le deuxième sera plus dur mais il faudra te forcer un peu, le troisième tu commentera à avoir quelques automatismes, et plus le temps passe plus tu sera organisé si tu t’en donnes les moyens.
La deuxième chose : planifier un point récurent, toutes les semaines par exemple, pour ranger les fichiers non archivés
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